皆さんの会社には、問い合わせ窓口や管理部門などの共通メールアドレスはありますか？

メールは業務に欠かせない連絡手段ですが、一方で迷惑メールやフィッシングメールの標的になりやすいという側面もあります。

今回は、実際に当社で発生した迷惑メール対応についてご紹介します。



■突然増え始めた迷惑メール
ある時期から、管理部で利用していたメールアドレス宛に大量の迷惑メールが届くようになりました。

最初は数件程度でしたが、徐々に件数が増え、業務に必要なメールを見落とすリスクも無視できない状況になりました。

海外から送られてきたと思われるメールや、不自然な日本語が使われたメール、実在する企業を装ったメールなど、その内容も様々でした。

■なぜ狙われたのか？
メールアドレスがどのように流出したのかは特定できませんでしたが、企業の代表アドレスや管理部門のアドレスは、ホームページや各種資料などで公開されることも多く、迷惑メール送信者の収集対象になりやすいと言われています。

また、
・単純で推測しやすいアドレス
・部署名そのままのアドレス
・長期間変更していないアドレス
などは特に狙われやすい傾向があります。



■当社が行った対策
迷惑メールフィルターの設定強化や受信ルールの見直しも行いましたが、最終的にはメールアドレス自体を変更することにしました。

新しいメールアドレスは、単純な部署名だけでは推測しにくい形に変更し、以前よりも収集対象になりにくい構成を採用しました。

もちろん、メールアドレスを変更しただけで完全に防げるわけではありません。
しかし、対策の一つとしては十分な効果があり、現在は大量の迷惑メールに悩まされることなく運用できています。

■フィッシングメールにも要注意
近年は迷惑メールだけでなく、実在する企業やサービスを装ったフィッシングメールも増えています。

例えば、
・宅配業者を装うメール
・銀行やクレジットカード会社を装うメール
・クラウドサービスのアカウント通知を装うメール
など、一見すると本物と見分けがつきにくいケースもあります。
メール内のリンクを安易にクリックせず、送信元や内容をよく確認することが重要です。



■おわりに
今回の経験を通じて、メールアドレスの管理やセキュリティ対策の重要性を改めて実感しました。普段何気なく利用しているメールですが、業務においては非常に重要なインフラの一つです。

「自分たちは大丈夫」と思わず、定期的な見直しや対策を行うことが、トラブル防止につながります。

皆さんも、普段利用しているメール環境を一度見直してみてはいかがでしょうか。